第一章 总则
第一条 为加强我校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，更加有效的开发利用声像档案为学校各项工作服务，根据《高等学校档案管理办法》、《上海科技大学档案管理暂行办法》，并结合我校实际，制定本办法。
第二条 声像档案是指我校各单位或个人在教学、科研、管理等活动中形成的,具有保存价值的照片、录像带、录音带、唱片、光盘、磁盘、缩微胶片、幻灯片等载体形式及其相配套的文字材料的历史记录。
第三条 图书信息中心（档案馆）是学校声像档案的职能管理机构，负责指导各单位声像材料的形成、收集、整理、归档工作。学校各单位应积极配合图书信息中心（档案馆）做好声像档案的收集、整理、保管、归档工作。
第四条 我校声像档案实行集中统一管理，以确保声像档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。
第五条 声像档案属于特殊载体档案，其记录形式以及制作方法，保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用。
第六条 校内形成声像档案材料的各部门，均为立卷归档单位，分工归口立卷、归档。两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。
第七条 外单位制作的反映我校活动的声像材料，由学校主办该项活动的部门负责收集、整理、立卷、归档。
第八条 凡属个人行为摄录的反映学校各项活动的，有历史参考价值的声像材料，可自愿捐赠给学校归档。
第二章 归档范围
第九条 声像档案的归档范围如下：
（一）人物类
1.学校历届书记、校长、著名教授以及在国内外具有一定影响的知名毕业生的照片、录音、录像。
（二）党政活动类
1.学校召开的各类党政重要会议的照片 (带有会标的照片以及主席台、领导讲话照片各一张；代表讲话、先进集体和个人照片各一张等) 录像、录音。
2.中央、省、市领导来我校考察、检查和指导工作期间活动照片、录音、录像。主要收集带有会标的会场照片、主席台的照片、领导讲话的照片(每位领导一张)，台下场面拍摄一张(应能反映会场气氛)。
3.社会知名人士来校活动以及中央、省、市和兄弟院校代表团、慰问团、参观团来校活动的声像材料。
4.国内有影响的教授、科学家、专家等来校访问活动的声像材料。
5.本校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。
（三）教学类
1.具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪式、军训、课堂教学、教学实践、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。
2.竞赛活动，包括:校内外组织的各种教学、实验、智力竞赛等活动场面的声像材料。
（四）科学技术类
1.重要学术活动，包括由我校主办、承办的各种重要的科研会议以及各项活动，本校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘、光盘等。
2.科学研究，包括重要课题研究过程中开发的各种能反映该项目主要特征或试验情况的声像材料。
3.科研成果，包括鉴定会场面的声像材料以及研究成果样品、样机和著作等相关照片。
（五）产品、设备类
1.生产活动，包括重要产品样品、产品生产过程、仪器设备安装、产品使用等相关的声像材料。
（六）外事活动类
1.各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、科研合作、讲学、演出、联欢等各种活动中有保存价值的声像资料。
2.国际会议，包括参加国内外举办的各种国际性学术会议、我校代表发言情况及大会活动的情况，大会主要场景。
（七）基本建设类
1.反映我校不同历史时期的变化发展的校景和基建的照片、录像等。包括校门、教学楼、实验室、校园的主要景色等。
2.基建项目,拍摄的声像材料应包括：开工前的原景和场地、招标会议和活动、平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的每一个环节直至竣工验收。
（八）文化、艺术、体育类
1.作品：包括本校人员及与我校有关的知名人士创作的各种具有保存价值的艺术作品和获奖作品的声像材料。
2.宣传和演出。包括校外文艺团体来校演出场面、我校承办的各种文艺汇演、比赛及各种文化娱乐活动的声像材料。
3.我校组织和代表学校参加的各种展览、陈列的照片。至少每块版面拍摄一张照片。
4.运动会，包括我校历届运动会开、闭幕式，领导讲话，比赛场面的声像材料。
（九）奖状、奖品类
1.在教学、科研、管理等活动中获得省级以上各种奖状、奖品、证章、证书等相关的声像材料。
第三章 归档要求
第十条 凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的载体原材料。所归档的声像档案材料要求效果清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。对有局部划伤、断裂者，应及时修补。粘连、生霉、发潮要及时采取相应技术手段进行处理，以确保归档材料符合质量要求。
第十一条 归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，注意其成套性的特点，保持不同声像载体之间的有机联系，便于查考利用并结合内容、载体类型、尺寸等分门别类组成保管单位。
第十二条 归档的声像材料应有必要文字说明或著录字段，文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素，著录字段应包括拍摄时间、拍摄地点、拍摄人物、拍摄者。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简练。
第十三条 照片应主题鲜明，影像清晰，画面完整，不加修饰剪裁，照片格式统一使用JPG、TIF等格式归档，归档照片像素不小于300DPI,对反应同一内容的照片选择1-2张，最多不超过2张照片归档，录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档，录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。
第十四条 声像档案形成部门应在规定时间（本年度六月底前完成上一年度声像档案的归档）内履行移交手续后向图书信息中心（档案馆）移交，个人拍摄的声像材料可随时归档。
第十五条 声像档案的组卷方法及档号的编制参照《上海科技大学实体分类实施办法》的相关规定执行。
第十六条 声像档案归档实行电子文件在线移交或离线移交方式（光盘）。归档光盘使用一次性写入光盘或蓝光光盘，档案形成部门负责归档的光盘可打开、可读，档案部门对归档光盘进行检查。
第四章 保管和利用
第十七条 在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。
第十八条 本校各单位、教职工可在线申请利用本部门归档声像材料，利用他部门归档声像材料需经本部门和归档部门领导审批。校外单位或者个人因工作需要借阅声像档案的，应持本单位的证明或者个人证件，按照要求办理相关手续后，方可借阅。
第十九条 声像档案管理人员应对声像档案定期检查，对破损的声像档案，应及时修复和复制，保证声像档案的完好。声像档案原则上不进行销毁。
第五章 附则
第二十条 本办法由图书信息中心（档案馆）负责修订或解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。
二〇一九年十月