第一条 为规范上海科技大学（以下简称“学校”）电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性及安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》、《电子档案管理办法》、《上海科技大学档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称电子档案，是指学校在教学、科研、管理等活动中，通过计算机等电子设备直接形成、办理、传输、存储的，对学校和社会具有保存价值并归档保存的各种信息记录。
第三条 电子档案应符合下列要求：
(一) 来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。
(二) 程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。
(三) 要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。
第四条 电子档案与传统载体档案具有同等效力，可作为凭证使用。电子档案管理遵循“统一领导、分级管理、全程控制、安全高效”的原则。
第五条 本办法适用于学校各院所、部处、中心（以下简称“各单位”）的电子档案管理工作。
第六条 学校电子档案工作在校长领导下由分管校领导负责，主要职责包括：
(一) 贯彻国家档案工作法律法规，审议批准学校电子档案工作的规章制度；
(二) 确定管理电子档案的机构或者人员，将电子档案管理纳入学校档案工作责任制，纳入本单位信息化建设规划等；
(三) 协调档案、业务单位、信息化等职能单位共同推进电子档案管理；
(四) 对学校电子档案工作进行监督、检查。
第七条 学校图书信息中心是电子档案管理的归口单位，主要职责包括：
(一) 向学校建议有关电子档案管理制度和规范；
(二) 指导、监督各单位电子文件的形成、收集、整理、归档和电子档案移交工作；
(三) 负责电子档案的接收、存储、备份、鉴定、利用及销毁；
(四) 建设满足电子档案长期保存和安全管理需要的信息化基础设施，建设支撑电子档案接收、存储、备份、鉴定、开发、利用、统计、转换、迁移、销毁等工作的档案管理系统。
(五) 负责依据标准统筹指导建设业务系统电子文件归档功能，完成与电子档案管理系统对接，确保电子文件符合归档要求。
第八条 各单位是电子档案管理的有机组成部分，是电子档案产生、鉴定、归档和管理的重要机构，主要职责包括：
(一) 各单位应推动完善业务系统中电子文件归档功能，建立与学校电子档案管理系统的有效衔接，并确保产生电子档案来源可靠、程序规范、要素合规；
(二) 各单位应结合自身业务工作制定电子文件及电子档案管理制度；
(三) 各单位负责档案工作的分管领导负责本单位电子文件归档工作，兼职档案员按照归档范围和保管期限要求，负责本单位形成的电子文件的收集、整理以及归档工作；
(四) 定期向图书信息中心移交电子档案；
(五) 配合图书信息中心进行电子文件迁移、备份、鉴定和销毁工作。
第九条 电子文件收集范围：反映学校及各单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据均应收集、归档。学校电子文件归档范围按照各单位文件归档范围和保管期限以及各门类档案管理办法确定。
第十条 元数据应与电子文件一并收集、归档、并保持关联关系。元数据包括但不限于以下内容：
(一) 行政、党群、人事、外事、出版物等文书类电子文件。文书类电子文件应包括：
1. 题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据。
2. 记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
(二) 照片、录音、录像等声像类电子文件。声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、时间、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。
(三) 教学、科技、财务等专业类电子文件。该类应归档元数据可参照文书类电子文件元数据的要求执行。
(四) 邮件类、网页、社交媒体类电子文件。该类应归档元数据可参照文书类电子文件元数据的要求执行。
第十一条 电子文件及其元数据应按通用格式归档，电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。
具体包括：
文字类文件：XML、RTF、TXT、DOCX、WPS
版式文件：OFD、PDF
位图/照片文件：JPG、TIF
二维矢量文件：SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、CAD
三维矢量文件：STEP
数据库：ET、XLS、DBF、XML
音频文件：WAV、MP3
视频文件：MP4、MPG、FLV、AVI、MXF
电子邮件：EML
网页、社交媒体类电子文件：HTML
电子文件元数据：XLS、XML
第十二条 电子文件及其元数据归档不得采用非开放的压缩、加密等技术措施。电子文件归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。
第十三条 各单位以在线或离线方式，按要求同步收集、归档电子文件及其元数据，并确保其齐全完整、来源可靠、要素合规，未被非法篡改且关联关系持久有效。
(一) 在线归档
各单位业务系统产生的归档电子文件及其元数据原则上应在档案管理系统在线归档。因客观条件限制无法在线归档的电子文件可离线归档。
具备在线归档功能的业务系统，应明确各类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。在电子文件形成、办理或流转等过程中，自动采集电子文件元数据，保存电子文件关键节点；在文件办理完毕或业务流程结束后，自动归档。
在线归档时，归档单位应当通过符合安全管理要求的网络向图书信息中心归档电子文件，相应的应用系统和设施设备需符合相关标准规范的要求。
(二) 离线归档
离线移交时，归档单位应当在档案管理系统上著录相关条目并通过符合安全管理要求的存储介质向图书信息中心移交。存储载体如光盘、硬磁盘等的选择和检测应符合相关标准规范的要求。
第十四条 归档时间
各立卷归档单位的电子文件归档时间与纸质文件归档时间一致。
(一) 学校各院所、部处、中心等按年度归档的单位形成的电子文件，应在次年6月底以前归档；
(二) 各学院按教学年度归档的单位形成的电子文件，原则上应在次学年的11月底以前归档；
(三) 学校科研类电子档案应当在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，基建类电子档案应当在项目完成验收后三个月内归档；
(四) 当年的财务电子档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务单位保管三年，于次年6月底前归档移交；
(五) 已经实现业务系统全过程管理的电子文件可在办理完毕后按需实时归档或定期归档。
第十五条 电子文件整理包括审核鉴定、录入、编目、挂接等业务流程。电子文件的分类方案按本校制定的《上海科大学档案实体分类方案》编制实体分类号。
第十六条 以件为管理单位整理电子文件，也可根据实际以卷为管理单位进行整理。整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立或保持电子文件与元数据的关联。
第十七条 应按照业务活动、形成时间等关键字，对卷内电子文件及其元数据进行排序。
第十八条 应归档电子文件保管期限分为永久、定期30年和定期10年等。
第十九条 电子文件形成单位和图书信息中心对提交归档的电子文件及其元数据等相关信息进行清点、登记，对其真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，并由相关责任人确认。
第二十条 图书信息中心应当对接收的电子档案进行审核、编制档号、确认保管期限等工作，确保电子档案符合档案管理要求。
第二十一条 已经实现业务系统全过程管理的电子文件和在线归档的电子文件，各单位兼职档案员对办理完毕的电子文件通过档案管理系统在线移交归档。不具备在线移交条件的，应当使用一次性写操作的光盘或硬磁盘进行离线移交，载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘档号等，移交时一式两份，一份保存，一份利用。
第二十二条 特殊格式（非通用格式）的电子文件，归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对于数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构，归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。归档完毕，电子文件形成单位应将归档的电子文件至少再保存一年。
第二十三条 电子档案移交应根据相关流程在档案管理系统中形成移交凭证，移交双方各留存一份备查。
第二十四条 电子档案应该严格按照电子档案管理权限和工作程序进行管理，采取措施保证无非法和超越权限的访问。
第二十五条 图书信息中心对接收入库的电子档案，定期进行抽检，发现问题应及时采取恢复措施。
第二十六条 电子档案管理系统更新或扩充等情形，需及时对电子档案及其元数据进行转换或迁移。
第二十七条 学校对于电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施多重备份策略，包括本机、本地、异地容灾备份，并定期进行存储介质检测，发现问题及时处置。
第二十八条 图书信息中心应按年度对归档电子文件的接收、保 管、利用等情况进行统计。
第二十九条 离线存储介质保管除参照纸质档案保管要求外，还应符合以下条件：
应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；
应装盒，竖立存放或平放，避免挤压；
应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；
保管环境温度选定范围：光盘17℃-20℃,磁性载体15℃-27℃，相对湿度选定范围：光盘 20%-50%，磁性载体 40%-60%。
第三十条 电子档案提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。
第三十一条 设置电子档案、电子档案组件及其元数据的利用权限，利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载。
第三十二条 图书信息中心对电子档案利用申请人进行身份和权限审核后，按学校相关档案利用程序办理。
第三十三条 电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借， 其使用应在图书信息中心的监控范围内。
第三十四条 电子档案查阅利用时应遵守保密规定。具有保密要求的电子档案禁止在网上提供利用。
第三十五条 应当积极利用新信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作，不断开发档案数字资源。
第三十六条 应当定期对达到保管期限的电子档案进行鉴定及销毁。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并变更相关管理数据。
第三十七条 对需要销毁的电子档案，应当从在线存储设备、容灾备份等系统和离线存储介质中彻底删除，并记录被销毁电子档案的范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。
第三十八条 本办法由图书信息中心负责解释，自发布之日起施行。
二〇二五年七月十七日