第一章 总则
第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》，做好普通高校学生档案管理工作，促使我校学生档案管理工作规范化、制度化，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分，学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则，确保学生档案的完整、准确、系统、安全。
第四条 学生档案由图书信息中心（档案馆）统一归口收集、整理、保管、利用、传递。教务处、研究生院、学生事务处、党委办公室、各学院负责按照归档范围及要求，将应归档的材料，按时收集齐全并移交图书信息中心（档案馆）。
第二章 学生档案责任部门及归档范围
第五条 教务处：
1.本科生学生成绩单（中英文）
2.关于授予学士学位的决定
第六条 研究生院：
1.攻读硕士/博士学位研究生录取登记表
2.研究生学生成绩单（中英文）
3.研究生国家奖学金申请审批表
第七条 学生事务处：
1.本科生入学登记表
2.入学体检报告（本、研）
3.优秀团员、团干部推荐表
4.优秀团干部登记表
5.国家励志奖学金申请表（本）、国家奖学金申请审批表（本）
6.学校优秀毕业生登记表（本、研）、上海市优秀毕业生登记表（本）
7.优秀学生、优秀学生干部登记表
8.违纪处分材料
9.高等学校毕业生登记表（本、研）
10.全国普通高等学校毕业生就业通知书
第八条 党委办公室：
1.入党志愿书
2.入党申请书
3.转正申请书
4.入党政审材料
5.预备党员教育考察登记表
6.入党积极分子培训班学员结业鉴定表
7.入党积极分子考察、预审表
第九条 各学院：
1.本科新生入学学生档案袋
2.本科生毕业论文（设计）评阅与答辩成绩评定表
3.研究生学位论文答辩申请书
4.研究生答辩情况和学位授予决定书
第三章 学生人事档案的收集、归档
第十条 新入校本科生档案材料根据录取通知书或其他调档材料的要求，由原档案管理单位邮寄至或在新生报到时由学生本人现场交至被录取的学院，由各学院负责接收。学生档案已被拆封的，各学院有权不予接收，并通知学生将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照学生档案指定寄送方式寄回学院审查。
第十一条 新入校研究生档案材料根据我校研究生招生办所发调档函由原档案管理单位邮寄至图书信息中心（档案馆），由图书信息中心（档案馆）负责接收、归档。
第十二条 各学院在本科生新生报到1个月之内负责将本科生档案统一移交到图书信息中心（档案馆）。移交时，必须办理交接手续，填写移交清单一式二份，经双方清点无误后签字、各执一份备查。
第十三条 图书信息中心（档案馆）收集学生档案后，统一汇总、整理后按学院登记造册、审核、上架，学生档案的缺失情况，图书信息中心（档案馆）及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。
第十四条 各学生人事档案责任部门负责将学生在校期间形成档案材料在材料形成之日起一个月内移交至图书信息中心（档案馆），图书信息中心（档案馆）负责审核、整理、装袋，移交时，必须办理交接手续，填写移交清单一式二份，经双方清点无误后签字、各执一份备查。
第十五条 学生档案信息记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时，学生姓名书写要准确，改名要及时补充派出所出具的证明文件。档案材料中的姓名、出生年月应一致。档案材料填写时，要用蓝黑或碳素墨水，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十六条 学生档案归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，有形成日期、经办人的签名、相关主管部门盖章。
第四章 学生档案的保管
第十七条 根据安全保密和便于查找的原则，对学生档案进行严密、科学地保管。学生档案存放于专门档案库房，档案库房需满足防火、防潮、防尘、防鼠 、防盗、防光、防虫 、防水要求，并定期检查。
第十八条 图书信息中心（档案馆）统一保管学生档案，做好进出登记和统计工作，及时发现问题并解决。
第五章 学生档案的转递
第十九条 毕业生可凭就业协议书或《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》白色联或接收单位出具调档介绍信或人事档案传递告知单填写档案材料寄送地址，图书信息中心（档案馆）按学生档案专用寄送方式的交送规定，将学生档案寄送至档案接收部门。
第二十条 学生发生延迟毕业、转学、开除学籍、退学、死亡等学籍变动的，教学事务处处、学生事务处等部门应及时将学籍异动相关材料交至图书信息中心（档案馆），图书信息中心（档案馆）将学生档案转递给新的学生档案材料管理单位。
第二十一条 转学的学生，其档案按新院校或新单位地址转送。
第二十二条 开除学籍、退学、死亡的学生，其档案从办理学籍变动起，转回其户籍所在地的区就业促进中心（外地学生转往当地人力资源和社会保障局、人才服务中心、人才交流中心等）。
第二十三条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校保管，刑满释放、解除劳教或重新就业的，档案即按有关规定转给其所在单位或其户籍所在地的区就业促进中心（外地学生转往当地人力资源和社会保障局、人才服务中心、人才交流中心等）。
第二十四条 考取外校研究生的学生档案，按录取学校发出的调档函，将档案转至相关提档部门或录取院校。
第六章 学生档案利用
第二十五条 学生档案应在指定地点查阅，因工作需要查阅学生档案，须遵守下列规定：
为了加强我校学生档案的管理，凡查（借）阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下：
（一）查阅范围
1、凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的；
2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的；
3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
（二）查阅手续
1、校内学生因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅利用本人档案，应统一填写《学生档案利用登记表》，写明查档原由、时间、学生档案利用方式等内容，由图书信息中心（档案馆）提供查阅。
2、校内教师因工作需要查阅利用学生档案，应统一填写《学生档案利用登记表》，写明查档原由、时间、学生档案利用方式等内容。
3、外单位（市各级公证机关）要求查阅我校学生档案，应凭单位开具查档介绍信，由图书信息中心（档案馆）提供查阅。
4、学生档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“登记表”上说明理由，并经图书信息中心（档案馆）批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。
第二十六条 学生个人不能查阅自己的档案材料。
第二十七条 查阅或借用学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。
附则
第二十八条 本细则适用于上海科技大学全日制学生。
第二十九条 本细则经图书信息中心（档案馆）和各学生档案责任部门共同商定，由图书信息中心（档案馆）负责解释。
第三十条 本细则自发布之日二〇二一年四月试行，本细则自二〇一八年八月第一此制定，二〇二〇年十二月第一次修订，二〇二一年四月第二次修订。
图书信息中心（档案馆）
二〇二一年四月