本方案由编制说明和主表两部分组成。
编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置、档号模式及若干重要问题的说明，是使用本方案的指南。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
编制说明
一、编制目的
为了使我校档案工作适应现代化管理的需要，统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，结合我校档案工作实际情况，特编制本办法。
二、编制原则
1、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
3、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
5、采用多元、灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次的特点。根据学校档案实际情况和发展水平，在类目设置、序列编排、上架检索等方面给以较多的自由度，留有较大的余地。
三、体系结构
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“xingzheng”(行政)的简称。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：
1、DQ党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
2、 XZ行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
3、 JX教学
主要包括教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的文件材料。
4、 KY科学研究
主要包括科学管理、科学实践和科学研究活动中形成的文件材料。
5、CP产品生产与科技开发
产品生产与科技开发 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、 JJ基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7、 SB仪器设备
主要包括仪器设备管理和设备项目中形成的文件材料。
8、 CB出版
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
9、 WS外事
主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
10、 CK财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
(二)二级类目、三级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。
二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
四、档号的编制
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。
(一)档号编制的原则：
档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。
(二)档号结构、模式和标识：
1、档号包括年度号、分类号、部门简号、案卷号四个部分
年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。
案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2、档号的模式：
年度号+分类号+部分简号（部门简号见附件）+案卷号
3、档号的标识
档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、 分类号、部门简号、案卷号之间用连接符号“一”连结。例如：校办2015年校长办公会记录编定为第10卷，其案卷档号可标识 为：
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年度号 分类号 部门简号 案卷号
卷内第一份文件档号标识为:
2015一XZ11一0102一010一 001
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年度号 分类号 部门简号 案卷号 件号
五、关于声像、实物等特殊载体档案的处理
声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
实物档案主要指省市级以上的党政领导、社会名人及本校领导、知名人士为我校的题词、绘画与其他有保存价值的实物。
它们与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。从声像及实物载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故没有将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，因此做特殊处理：按照载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参见号。其编号模式为：
声像载体档案档号模式为：年度号+声像档案代号(sx)+载体代号(代码) +部门简号+保管单位号
保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
例如：某中央领导同志2015年来校视察，录像带序号是001，照片册（组）序号是001·，则可分别标识为：
2015 一 SX14 一0102 一001 一001
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年度号 声像档案代号 载体代号 部门简号 保管单位号 件号
2015 一 SX12 一0102 一001一001
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年度号 声像档案代号 载体代号 部门简号 保管单位号 件号
实物载体档案档号模式为：年度号+实物档案代号(SW)+载体代号(代码) +部门简号+保管单位号:
例如：2015年某校为纪念友好合作赠与我校书画第一副则可分别标识为：
2015 一 SW 17 一0102 一001
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年度号 实物档案代号载体代号 部门简号 保管单位号
第 二 章 主 表
主表由类目、标识符号、注释等组成。
一、DQ党群
11 党务综合 (分党委、总支、直属支部综合材料入此)
12 纪检
13 组织
14 宣传教育 (学生思想政治工作材料入此)
15 统战 (民主党派材料入此)
16 工会 (妇女工作材料入此)
17 团委 (学生社团材料入此)
二、 XZ行政
11 行政综合 (学校评估、教代会、职代会、院、所等单位综合材料入此)
12 人事 (师资培训材料入此)
13 监察审计
14 武装保卫 (人防、军训材料入此)
15 总务 (房产、水电管理工作、爱国卫生、公费医疗、保健、计划生育工作、校园绿化工作、车辆工作、环保工作、维修工作、膳食管理工作、通讯工作等材料入此。)
16 图书、档案
17 信息化
三、JX教学工作
11综合
学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此
12学科与实验室建设
专业设置入此
13招生
14学籍管理
学生奖惩材料入此
15课堂教学与教学实践
16学位
17毕业生
毕业生信息反馈工作入此
18教材
四、KY 科学研究
11 综合 (科研经费管理、学术活动材料入此)
12 项目
13 专利
五、CP产品生产与科技开发
11 综合
12 产品
六、JJ基本建设
11综合
12项目建设
按基建项目设置类目
七、SB仪器设备
11综合
12仪器设备项目
按项目设置类目
设备单件在10万以上的设备材料入此
八、CB 出版
11 综合
12 报纸
13 刊物
14 书稿
15 音像
九、WS外事
11 综合
12 出国 （国际合作与会议材料入WSl4)
13 来校 (外国留学生工作材料入WSl5。国际合作与会议材料入WS14)
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
16 港澳台工作(含出境、入境、科技合作等材料)
十、CK财会
11会计凭证
12会计帐簿
13会计报表
14其他
资金，助学金入此
十一、XS学生
11本科生
12硕士研究生
13博士研究生
十二、RS人事
11在职人员
12离退休人员
13死亡
附：SX 声像
11 综合
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 微缩胶片
19 光盘
SW实物
11 综合
12奖状、奖牌、奖旗、奖杯
13证书
14产品实物或模型
15印鉴
16牌匾
17题词、书画
18纪念品
19其他
部门简号：
部门名称
简号
党委办公室
0112
校长办公室
0102
教学事务处
0103
学生事务处
0113
科技发展处
0104
国际事务处
0105
人力资源处
0106
财务处
0107
公共服务处
0108
基建管理中心
0109
设备与资产处
0110
图书信息中心
0111
物质学院
0201
生命学院
0202
信息学院
0203
创管学院
0204
创意学院
0205
通识教学中心
0206
免疫化学研究所
0301
iHuman研究所
0302
数学研究所
0303