第一章总则

第一条 为规范上海科技大学（以下简称上科大）行政档案管理工作，依据2008年8月教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（第27号令）、《高等学校实体分类法》（DA/T10-1994）、《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）等法律法规，结合上科大行政档案工作的实际情况，制定本办法。

第二条 凡是学校在行政工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各类载体材料，均属行政档案。

第三条 行政档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全，便于档案的开发利用。

第四条 行政档案严格实行部门归档制度。归档工作实行“三纳入”、“四同步”管理：即纳入各部门的工作计划、规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收行政档案归档工作。

第五条 学校各院、所、部、处、中心，应确定部门兼职档案员，协同图书信息中心（档案馆）做好行政档案的收集、整理归档工作。

第二章归档范围

第六条 行政类档案主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于行政管理的材料。具体范围见附件1。

第七条 不归档的文件材料

（一）上级机关普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校有关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（二）本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。

（三）无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录。

（四）学校内部互相抄送的文件材料。

（五）学校及各院所部处负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（六）未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿（学院主要负责人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

第三章归档要求

第八条 凡属行政档案归档范围的文件材料，各院、所、部、处、中心须按规定向图书信息中心（档案馆）移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第九条 行政档案归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料应归纸质材料。凡不涉及到签字盖章或已经有合法电子签章的电子文件可实行电子文件归档。电子文件与纸质文件具有相同的法律效力。

第十条 学校各院、所、部、处、中心立卷应按问题组卷，保持文件之间的有机联系，以便于查找利用。

第十一条 每一立卷归档单位的兼职档案员，在平时应按公文处理制度及时做好文件材料的收集，并参照附件1；编制案卷类目，根据案卷类目分别归卷。

（一）上级下达的文件材料，综合性的，由校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二）行政发文由校办统一立卷归档。

（三）校长办公会所形成的文件材料，由校办分别立卷归档。

（四）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（五）各临时机构撤销机构时形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交图书信息中心（档案馆）保存，任何人不得带入其他单位。

第十二条 在OA系统上产生的带有电子签章的公文，由文件的形成单位对文件的的真实性、完整性、可用性和安全性进行检查，待文件办结后由OA系统自动对接到档案管理系统。

第十三条 行政档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第十四条 归档文件质量要求

（一）纸质文件

1.归档的文件一般应为原件；

2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；

3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；

4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（二）电子文件

1.归档的电子文件应真实、完整、有效；

2.电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。

3.电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。

第十五条 归档文件归档流程

（一）纸质文件

1.组件

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.组卷

行政档案按照问题组卷，反映相同问题的放在一个案卷盒内。卷内文件按时间顺序排列。

3.修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下折叠成A4纸大小。

4.装订

归档文件以件为单位装订(可采用不锈钢钉装订和胶装两种方式进行装订)。较厚的文件用“三孔一线”装订，装订需牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

5.档案系统录入条目

在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。

6.移交准备

装盒：立卷部门向图书信息中心（档案馆）领取对应容量的档案装具装盒。

打印：档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。

（二）电子文件

有效完整的电子版的文件，与纸质文件著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。

归档的电子文件由文件的归档单位对文件的真实性、完整性、有效性进行检查。

电子文件计算机存贮名可用题名或者档号。

行政档案电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。

以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

第四章检查验收和移交归档

第十六条 图书信息中心（档案馆）人员检查验收合格后，系统打印移交凭证一式两份签字，移交双方可留存一份以备查考。

第十七条 归档时间

职能部门上一年办结完毕的行政类文件应于第二年6月30日前完成归档移交。

教学部门上一年办结完毕的行政类文件应于第二年11月30日前完成归档移交。

第五章开发利用

第十八条 学校应积极开展行政档案利用工作，利用档案应当履行查阅手续，利用类型包括纸质与电子借阅。

第十九条 除特定权限内档案，教职工可凭有效证件利用本部门归档文件，利用他部门归档的行政文件需双方领导审批。

第六章其他

第二十一条 本办法由校长办公室、图书信息中心联合制定、联合解释，经双方确定后实施。

附件1：行政类档案归档范围及保管期限表。

                                                         二〇一九年五月十日