第一章 总则
第一条 为规范上海科技大学（以下简称上科大）教学类档案管理工作，依据2008年8月教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（第27号令）、《高等学校实体分类法》（DA/T10-1994）、《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）等法律法规，结合上科大教学类档案工作的实际情况，制定本办法。
第二条 凡学校在教学管理和教学活动中形成的，具有保存价值的文字材料、照片、图表、录音、录像、实物等教学文件材料均属教学档案。
第三条 教学档案的建档质量是衡量高等院校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是高校档案的主体、核心和重点。
第四条 学校教学档案实行集中统一管理的原则，由各教学单位兼职档案员具体负责管理本单位的教学文件材料，确保文件材料的完整、准确、系统和安全。
第五条 教学档案管理工作是教学管理工作的重要组成部分，应纳入实际教学管理工作中，纳入各级管理人员岗位责任，与教学管理工作同步进行，做到布置、检查、总结、评估教学工作的同时，做好教学档案管理工作的布置、检查、总结、评估。
第二章 归档范围
第六条 教学文件归档范围是主要包括反应教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。详见附件1。
第七条 不归档的文件材料
（一）上级机关下发的不涉及我校的有关教学管理文件，如：情况通报，指导工作的参考文件，未定稿（如征求意见稿等）文件等；
（二）其他高校交流交换文件，校内其它单位抄送且不需进一步处理的文件；
（三）未经会议讨论，未经有关领导审阅、签发的未生效的文件；
（四）只有请示未有批复，且未能执行的文件。
第三章 归档要求
第八条 教学文件材料的形成积累，必须贯彻集中统一管理的原则，由教学部门兼职档案员按照教学档案的自然形成规律，按归档范围要求的内容进行积累并定期进行整理。所积累的教学文件材料按教学档案类目、时间先后顺序排列，分别装入文件积累用装具进行预立卷，并要做到以下几点：
（一）各单位在教学管理及教学实践活动中形成的文件材料，须保证其齐全、完整、准确、系统。
（二）形成和积累的教学文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（三）在教学管理和教学活动中直接形成的电子文件，必须保证内容的真实性、完整性、系统性。
第九条 教学文件材料归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料应归纸质材料。凡不涉及到签字盖章或已经有合法电子签章的电子文件可实行电子文件归档。电子文件与纸质文件具有相同的法律效力。
第十条 归档文件质量要求
（一）纸质文件
1.归档的文件一般应为原件；
2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；
3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（二）电子文件
1.归档的电子文件应真实、完整、有效；
2.电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。
3.电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。
第十一条 归档文件归档流程
（一）纸质文件
1.整理组卷
教学文件按照问题组卷，卷内文件按照“件”为单位进行归档，卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后的要求排列。卷内文件按时间顺序排列。
2.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下折叠成A4纸大小。
3.装订
归档文件以件为单位装订(可采用不锈钢钉装订和胶装两种方式进行装订)。较厚的文件用“三孔一线”装订，装订需牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
4.档案系统录入条目
在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。
5.移交准备
装盒：立卷部门向图书信息中心（档案馆）领取对应容量的档案装具装盒。
打印：档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。
（二）电子文件
1.有效完整的电子版的文件，与纸质文件著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。
2.电子文件计算机存贮名可用档号或者题名。
3.教学类电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。以录像类为载体的教学课件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。图像电子文件分辨率不低于300dpi，视频电子文件应采用200万以上像素拍摄。
4.以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
第四章 检查验收和移交归档
第十二条 图书信息中心（档案馆）人员检查验收合格后，系统打印移交凭证一式两份签字，移交双方可留存一份以备查考。
第十三条 归档时间
教学类档案归档时间以一个学年为周期，及上一年办结完毕的教学类档案于第二年11月30日之前归档移交。
本科生与研究生论文于毕业当年的11月30日之前归档移交。
第五章 开发利用
第十四条 学校应积极开展教学档案利用工作，利用档案应当履行查阅手续，利用类型包括纸质与电子借阅。
第十五条 教职工可凭有效证件利用本部归档文件，利用他部门归档党、政文件需双方领导审批。学生可凭有效证件利用个人学籍档案。
第六章 其他
第十六条本办法由教务处、研究生院、学生事务处、各教学单位、图书信息中心联合制定、联合解释，经各方确定后实施。
附件1：教学档案归档范围及保管期限表。
本办法于二〇一九年五月十日制定
二〇二〇年十二月修订
附件1：
教学档案归档范围及保管期限表
分类号：JX11（教学综合） | ||||
本科 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级下达的有关本科生教育工作的文件 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 教务处 |
2 | 教育部、市教委召开有关本科生教育工作会议文件材料（本校在会议上的重要发言、交流材料；需要长期贯彻执行的） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处 |
3 | 本校有关本科的教改项目、教育规划、实施计划、调研报告、总结、报告及上级批复等相关材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教学发展中心 |
4 | 精品课程、示范性全英文课程、实验性课程、线上课程等相应材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教学发展中心 |
5 | 教学校历 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处 |
6 | 教学委员会会议纪要 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处 |
7 | 教学检查、教学评估相关的本科教学质量报告和各级优秀教学质量评奖材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教学发展中心 |
8 | 上级有关学生管理的文件材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
9 | 学生处的工作计划、总结 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
10 | 学生运动会材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
11 | 学生参加各类竞赛材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
12 | 学生手册、导师手册、社会实践手册、各类社团活动手册 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
研究生 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级下达的有关研究生教育工作的文件 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
2 | 教育部、市教委召开有关研究生教学工作会议文件材料（本校在会议上的重要发言、交流材料；需要长期贯彻执行的） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
3 | 本校有关研究生教育的教改项目、教育规划、实施计划、调研报告、总结、报告及上级批复等相关材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
4 | 各类情况分析和统计报表（包括专业、学科建设） | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
5 | 学位与研究生教育质量报告等材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
6 | 研究生教育合作办学、联合培养的相关材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
分类号：JX12（学科建设） | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级有关学科、专业设置的文件材料 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
2 | 学校学科、专业的申报及审批材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
3 | 学位点申报、评估的有关材料及上级批复 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
4 | 学科、专业建设计划、简报、总结材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
5 | 学科、专业建设统计报表 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
6 | 本校有关专业调整、撤销、合并的报告及上级批复（本、研） | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
7 | 学科建设专项材料（如一流专业、拔尖基地、双一流等） | 永久 | 次学年11月底前 | 教学发展中心 |
8 | 上级有关重点实验室建设的文件材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各学院 |
9 | 本校关于重点实验室论证、评估、申报、审批材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 各学院 |
10 | 重点实验室建设材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 各学院 |
11 | 实验室建设计划、简报、总结材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 各学院 |
12 | 实验室建设统计报表 | 永久 | 次学年11月底前 | 各学院 |
分类号：JX13（招生） | ||||
本科 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级有关本科招生工作的文件 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
2 | 本科生招生工作计划、总结、重要报告及上级批复 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
3 | 有关生源计划、生源情况统计表 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
4 | 本科生招生宣传与工作总结材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
5 | 招生简章 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
6 | 本科新生录取花名册 | 永久 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
7 | 本科校园开放日活动相关材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 本科招生办公室 |
研究生 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级有关招生工作的相关文件 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
2 | 校内招生相关管理规定、请示报告、发文等 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
3 | 招生简章、专业目录（硕士推免、统考、转博） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
4 | 招生方案 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
5 | 研究生招生考试入学试题 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
6 | 新生录取名册 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
7 | 攻读硕士/博士学位研究生录取登记表 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
分类号：JX14（学籍管理） | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级有关学籍学历的相关文件 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
2 | 校内有关学籍学历相关管理规定 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
3 | 研究生录取登记表（人事+业务） | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
4 | 学籍异动材料（转学、退学、开除、保留学籍或入学资格等） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
5 | 毕业生名册 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
6 | 毕业证书领取签收单 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
7 | 历届结业生换发毕业证书材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
8 | 上级关于研究生国家奖学金规定 | 定期30年/定期10年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
9 | 本校关于研究生奖学金相关规章制度 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
10 | 研究生国家奖学金登记表（人事+业务） | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
11 | 本科新生入学登记（人事+业务） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
12 | 学生处分材料 | 永久 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
13 | 优秀毕业生材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
14 | 奖学金材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
分类号：JX15（课堂教学与教学实践） | ||||
本科 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档单位 |
1 | 本科生学生成绩册 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处 |
2 | 各专业培养方案、教学大纲 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处 |
3 | 每学期专业课程、选修课程等开课目录 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处 |
4 | 成绩查询申请表 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处 |
5 | 典型教案、讲义（精品课程） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各开课单位 |
6 | 优秀实习报告、实习大纲（科研实践） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各学院 |
7 | 专业课程考试试题及答案、考试试卷、成绩、考试信息 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各开课单位 |
8 | 学生社会实践、产业实践情况材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
研究生 | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档单位 |
1 | 研究生学生成绩册 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
2 | 各专业培养方案、教学大纲 | 永久 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
3 | 每学期教学安排表、教学执行计划表 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
4 | 所开课程试题库 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
5 | 大学英语四六级成绩汇总 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 研究生院 |
分类号：JX16（学位） | ||||
序号 | 归档内容 | 保管期限 | 归档时间 | 归档单位 |
1 | 国务院学位办、上海市学位办下达的有关学位工作的文件材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
2 | 本校学位评定条例、办法及实施细则 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
3 | 学位委员会关于学位委员会的会议纪要、决议 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
4 | 获学士、硕士、博士学位名册 | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
5 | 优秀硕士、博士学位论文评选结果材料（全国、市、校级） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
6 | 学位证书签收单 | 永久 | 次学年11月底前 | 教学事务处 |
7 | 学位授予决议书（本、研） | 永久 | 次学年11月底前 | 教务处、 研究生院 |
8 | 论文答辩申请书与答辩情况（研） | 永久 | 次学年11月底前 | 各学院 |
9 | 本科生学位论文及评审材料、本科生毕业论文（设计）评阅与答辩成绩评定表（人事+业务） | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各学院 |
10 | 硕士、博士研究生学位论文及评审材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各学院 |
11 | 优秀硕士、博士学位论文的申报、评选材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 各学院 |
分类号：JX17（毕业生） | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档单位 |
1 | 上级有关毕业生工作的文件材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
2 | 毕业生就业协议书、方案 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
3 | 接受非上海生源批复 | 永久 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
4 | 上级有关就业工作的文件及学校相关材料 | 定期30年 /定期10年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
5 | 毕业生工作计划、总结、会议纪要、简报 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
6 | 毕业生就业情况材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
7 | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
8 | 非上海生源高校毕业生办理本市户籍通知书 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |
9 | 毕业生就业名册 | 定期30年 | 次学年11月底前 | 学生事务处 |