第一章总则

第一条 为提高学校仪器设备档案（以下简称设备档案）管理的质量和水平，逐步实现设备档案管理的规范化，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，并为考核设备管理工作提供依据，根据2008年8月教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《高等学校仪器设备管理办法》（教高[2000]9号）等规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 设备档案是指各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

第三条 仪器设备档案是国家的主要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的重要组成部分和重要环节。仪器设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

第四条 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案完整、准确、系统和安全。

第二章管理机构及其职责

第五条 设备档案管理按照分级归档、妥善保管、充分利用的原则，贵重仪器设备，按照图书信息中心（档案馆）、设备与资产处、各设备使用单位三级管理。

第六条 图书信息中心（档案馆）负责设备档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用，并对设备与资产处及设备使用单位进行在设备文件材料的形成、积累和整理归档中进行指导、监督、检查。

第七条 设备与资产处负责设备从申购到开箱验收过程中的管理性文件和技术性文件的收集、积累、整理和归档，并按归档要求移交图书信息中心（档案馆）。

第八条 各设备使用单位负责设备随机文件材料以及调试、验收、使用记录等文件的收集、积累、整理和归档，并按归档要求自行归档保管并向图书信息中心（档案馆）移交归档目录，归档目录样式见附件1。

第三章归档范围及归档要求

第九条 凡作为学校固定资产的单台（套）价值50万元人民币（含50万元）以上的设备，按照第七条、第八条执行。价值在50万元以下的仪器设备，其档案由设备与资产处及设备使用单位自行保存和管理。

第十条 归档的设备包括仪器设备申购、论证、招标、开箱、调试、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，具体归档范围及保管期限表见附件2。

第十一条 设备材料文件以台（套）为原则进行归档组卷，一台（套）设备材料文件按数量多少放一卷或若干卷。

第十二条 设备档案归档时间为设备验收完毕后次年6月30日前归档及移交目录。

第十三条 归档的设备文件材料应字迹工整，图样清晰。禁止使用易褪色的书写材料和纸张书写、绘制。

第四章归档流程

第十四条 设备入库后设备资产处应及时将形成的设备文件材料进行收集、对文件材料进行鉴定、按规定进行分类，由图书信息中心（档案馆）协助进行装订、装盒并将条目录入档案管理系统。

第十五条 各设备使用单位在设备完成验收后应将设备的随机资料、验收等资料做好及时归档并向图书信息中心（档案馆）移交归档目录。

第十六条 设备材料归档最终有效版本，归档时将电子文件同步上传至档案管理系统，设备档案归入设备类档案。

第十七条 设备与资产处协同图书信息中心（档案馆）在档案系统中（自动生成）打印卷内目录及备考表放入案卷盒内并将归档实体和条目信息同时移交至图书信息中心（档案馆），经图书信息中心（档案馆）检查核对后签署移交凭证（一式两份）。

第五章设备档案利用与销毁

第十八条 设备档案利用可通过档案管理系统进行借阅，校内职工可直接利用本部门归档设备材料，利用其它部门设备归档材料需经本部门领导及归档部门领导同意。

第十九条 设备报废后，设备与资产处应及时将设备报废清单向图书信息中心（档案馆）移交，由图书信息中心（档案馆）列出报废的仪器设备的档案销毁清册，按照上级有关规定，经设备与资产处领导同意，报主管校领导审批后，由销毁人、监销人共同销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册应作为档案永久保存，设备使用部门对已报废的设备其归档资料可按相关规定进行销毁。

第六章其他

第二十条 各单位可根据本实施办法制定本单位的管理办法。

第二十一条 本办法由图书信息中心负责制定与解释。

附件1：《设备归档文件目录》

附件2：《设备档案归档范围及保管期限表》

二〇一九年五月十日

附件1：

    设备使用部门盖章

填写日期：

附件2：

             设备档案归档范围及保管期限表