第一章 总则
第一条 为规范上海科技大学（以下简称上科大）科学研究档案（以下简称科研档案）管理工作，依据2008年8月教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（第27号令）、《高等学校实体分类法》（DA/T10-1994）、《高等学校档案工作规范》（教办〔1993〕429号）等法律法规，结合上科大科研档案工作的实际情况，制定本办法。
第二条 学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的文件材料，均属科研档案。
第三条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合．实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。
第四条 科研档案是科学技术研究活动和成果的真实记录，是知识产权的重要载体，是一项重要信息资源，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以利于开发利用。
第五条 归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面(详见附表)。
第六条 归档的重点是本校承担的国家、上海市各部委纵向重大科研项目，各类横向重大科研项目及获省、市、部委奖励的科研项目各个阶段形成的文字材料及电子、声像材料，特别是研究实验阶段形成的材料和总结鉴定阶段形成的评审材料。
第七条 归档的科研项目各个阶段形成的声像载体材料，原则上归入声像类档案。
第八条 不归档的文件材料
（一）上级有关科研的普发的(非专指本校)，不办的文件；
（二）上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；
（三）未按科研管理程序列入计划和不计工作量的个人项目；
（四）重份文件；
（五）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（六）非隶属单位抄送的不办的，也无参考价值的文件；
（七）校内其他单位发来的文件；
（八）与校外单位交换来的材料。
第九条 科研文件材料的形成积累，必须贯彻集中统一管理的原则。实行由科研课题（项目）负责人收集积累，科技发展处、技术转移办公室负责立卷归档的责任制。由科研项目、课题的牵头部门、主办部门或负责人按照科研档案的自然形成规律，按归档范围要求的内容进行积累并定期进行整理。所积累的科研文件材料按科研项目、课题分开；同一科研项目、课题内按阶段排列，分别装入文件积累用装具进行预立卷，并要做到以下几点：
（一）各单位在教学管理及教学实践活动中形成的文件材料，须保证其齐全、完整、准确、系统。
（二）形成和积累的科研文件材料须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合科研活动阶段性、成套性特点。
（三）在科研活动中直接形成的电子文件，必须保证内容的真实性、完整性、系统性。
第十条 科研文件材料归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料应归纸质材料。凡不涉及到签字盖章或已经有合法电子签章的电子文件可实行电子文件归档。电子文件与纸质文件具有相同的法律效力。
第十一条 归档文件质量要求
（一）纸质文件
1.归档的文件一般应为原件；
2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；
3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；
4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
（二）电子文件
1.归档的电子文件应真实、完整、有效；
2.电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。
3.电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。
第十二条 归档文件归档流程
（一）纸质文件
1.整理组卷
科研文件按照课题或项目，以及阶段组卷。卷内文件排列应体现科研工作实际和案卷内文件材料的形成规律。
2.修整
归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下折叠成A4纸大小。
3.装订
归档文件以件为单位装订(可采用不锈钢钉装订和胶装两种方式进行装订)。较厚的文件用“三孔一线”装订，装订需牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
4.档案系统录入条目
在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。
5.移交准备
装盒：立卷部门向图书信息中心（档案馆）领取对应容量的档案装具装盒。
打印：档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。
（二）电子文件
1.有效完整的电子版的文件，与纸质文件著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。
2.电子文件计算机存贮名可用档号或者题名。
3.科研类电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。以录像类为载体的教学课件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。图像电子文件分辨率不低于300dpi，视频电子文件应采用200万以上像素拍摄。
4.以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。
第四章 检查验收和移交归档
第十三条 图书信息中心（档案馆）人员检查验收合格后，系统打印移交凭证一式两份签字，移交双方可留存一份以备查考。
第十四条 归档时间
科研类档案归档时间一般为科研类项目办结完毕、鉴定验收后两个月内归档移交。
第五章 开发利用
第十五条 学校应积极开展科研档案利用工作，利用档案应当履行查阅手续，利用类型包括纸质与电子借阅。
第十六条 课题研究组成员可凭有效证件向校档案部门借阅其参加研究的课题的档案材料；非课题研究组成员若需利用该课题的档案材料，必须得到课题组负责人及本部门领导的审批同意，办理相应的手续，方可进行借阅利用。
第六章 其他
第十七条 本办法由科技发展处、技术转移办公室、图书信息中心（档案馆）共同拟制和解释，经双方确定后试行。
附件1：科研档案归档范围及保管期限表（参考）。
二〇二二年三月三日修订
附件1：
科研档案归档范围及保管期限表（参考）
分类号：KY11（科研综合） | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 上级、本校关于科研工作的规定、通知 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
2 | 科研工作规划、计划、总结、报告 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
3 | 科研工作的规章制度 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
4 | 本校召开的科技工作会议的文件材料 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
5 | 本校召开的重要科研会议记录 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
6 | 科研统计年报 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
7 | 本校组织的国际性、全国性的学术会议材料 |
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-1 | 主办或承办学术会议的申请文件及批复文件 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-2 | 会议通知 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-3 | 出席会议来宾及代表名单 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-4 | 会议日程、会议纪要 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-5 | 有关领导及专家学者讲话稿、ppt | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-6 | 会议提交、宣读的论文或论文集 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-7 | 大会图片及照片的说明（归入声像类材料） | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-8 | 会议录音及录像文件（归入声像类材料） | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
-9 | 会议通讯录 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
8 | 本校完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
9 | 上级下达给本校的科研计划、任务及科研经费指标 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
10 | 申报科研项目上级批复 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
11 | 本校与有关单位关于科技协作、咨询服务、委托开发签订的协议书、合同 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
12 | 科研年鉴和科研大事记 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
13 | 各类科研统计材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
14 | 本校科研简报及科研信息 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
15 | 本校评选先进科技工作者的文件材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
分类号：KY12（科研项目） | ||||
KY12-1科研准备阶段 | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 立项申请书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
2 | 开题报告、选题报告 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
3 | 调研、考察报告 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
4 | 可行性研究报告 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
5 | 方案论证、专家评议书 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
6 | 招、投标文件 | 定期10年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
7 | 项目审批文件 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
8 | 计划任务书、项目建议书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
9 | 合同、协议、委托书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
10 | 经费申请报告、批件及预算材料 | 定期10年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
11 | 项目研究计划、设计 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
12 | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 定期10年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
分类号：KY12（科研项目） | ||||
KY12-2研究实验阶段 | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 实验、试验、测试的重要原始记录与图表 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
2 | 实验、试验、测试的报告 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
3 | 关键配方、计算数据 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
4 | 计算机程序、说明书、用户手册 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
5 | 研究试验大纲 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
6 | 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
7 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
8 | 与科研项目配套的计算机软件、磁盘、照片、底片、录音带等 （归声像类） | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
9 | 科研课题研究计划执行情况、计划调整、中断、终止或撤销文件 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
10 | 样品标本等实物的目录 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 各学院、中心、研究所 |
分类号：KY12（科研项目） | ||||
KY12-3总结鉴定阶段 | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 工作总结、技术总结 | 永久 | 次年6月底前 | 科技发展处 |
2 | 研究报告、研制报告 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
3 | 研究论文、专著 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
4 | 设计图纸、工艺文件 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
5 | 技术标准、规范、说明书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
6 | 用户报告、经济效益证明材料 | 定期10年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
7 | 科研成果鉴定申请书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
8 | 科研成果鉴定证书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
9 | 专家鉴定委员会名单、专家评审意见 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
10 | 科技成果水平检索证明 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
11 | 科研经费决算材料 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
分类号：KY12（科研项目） | ||||
KY12-4申报奖励阶段 | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 科研成果登记表 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
2 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
3 | 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
4 | 效益分析报告、成果应用证明材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处 |
分类号：KY12（科研项目） | ||||
KY12-5推广应用阶段 | ||||
序号 | 类目名称 | 保管期限 | 归档时间 | 归档部门 |
1 | 应用转化方案、实施材料 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
2 | 技术转移相关合同、协议书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
3 | 生产定型鉴定材料 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
4 | 国内外同行评价、用户反馈意见 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
5 | 学术交流、培训材料 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
6 | 应用转化情况报告、工作总结 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
7 | 扩大试生产的设计文件、工艺文件 | 定期30年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
8 | 成果宣传报道材料 | 定期10年 | 鉴定验收后两个月内 | 科技发展处、技术转移办公室 |
分类号：KY13（科研专利） | ||||
序号 | ||||
1 | 专利申请文件 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 技术转移办公室 |
2 | 专利受理通知书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 技术转移办公室 |
3 | 授权通知书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 技术转移办公室 |
4 | 专利证书 | 永久 | 鉴定验收后两个月内 | 技术转移办公室 |