第一章  总  则

第一条 为规范我校实物档案收集归档，提高实物档案管理水平，有效保护和利用实物档案，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《上海科技大学档案管理暂行办法》，结合上海科技大学的实际情况，制订本办法。

第二条 本办法所指的实物档案是指以物质实体为载体，能够反映我校在教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条 实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，图书信息中心（档案馆）是学校实物档案的职能管理机构，负责指导各单位实物档案的形成、收集、整理、归档工作。学校各单位均是实物档案立卷归档部门，负责实物档案的收集、立卷、整理、归档工作，学校各单位应积极配合图书信息中心（档案馆）做好实物档案的收集、整理、保管、归档工作。

第四条 我校实物档案实行集中统一管理，以确保实物档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。

第二章 归档范围

第五条 奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的市级以上（含市级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。

第六条 纪念实物档案。学校发展中有纪念意义的物品。如学校的校牌、匾牌等物品；学校发展过程中使用过的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等（样品）；历任书记、校长、知名教授在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

第七条 礼品实物档案。在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等；中外校友和著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。

第八条 名人字画实物档案。中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。

第九条 印信实物档案。机构变更、撤消或合并失效的印章。

第十条 学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。

第三章 归档要求

第十一条 凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。

第十二条 任何单位或个人不得将应归档的实物据为己有或转送他人。

第十三条 凡归档的实物必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时进行说明；奖品奖状等实物归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。

第十四条 实物档案形成部门应在规定时间（本年度六月底前完成上一年度实物档案的归档）内履行移交手续后向图书信息中心（档案馆）移交。

第十五条 实物档案的组卷方法及档号的编制参照《上海科技大学实体分类实施办法》的相关规定执行。

第四章 保管和利用

第十六条 实物档案应该存放于可视性强的柜架上摆放，保持外观优美、整齐。档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。

第十七条 实物档案原则上不得外借，本校各单位、教职工可在线申请利用本部门归档实物，利用他部门归档实物需经本部门和归档部门领导审批。校外单位或者个人因工作需要借阅实物档案的，应持本单位的证明或者个人证件，按照要求办理相关手续后，方可借阅。

第十八条 实物档案管理人员应对实物档案定期检查，对破损的实物档案，应及时修复和复制，保证实物档案的完好。实物档案原则上不进行销毁。

第五章 附则

第十九条 本办法由图书信息中心（档案馆）负责修订或解释。

第二十条 本办法自发布之日起施行。

                                    二〇一九年十月