第一章 总则

第一条 为规范上海科技大学（以下简称上科大）会计档案管理工作，为进一步加强会计档案的管理，有效保护和利用会计档案，根据《会计档案管理办法》（财政部令第79号）、《高等学校档案管理办法》以及《上海科技大学档案管理暂行办法》，结合学校财务工作和会计档案工作的实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 会计档案工作是学校财务工作的重要组成部分，是评估财务工作和档案工作的依据。学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第二章 机构与职责

第四条 学校财务处是学校会计资料的形成和立卷部门，负责会计资料的形成、立卷和归档。图书信息中心（档案馆）是学校会计档案管理的组织协调部门，负责对归档会计档案实行集中管理。

第五条 图书信息中心（档案馆）主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规，制定学校会计档案工作有关制度。

（二）监督、指导和检查财务处的档案业务工作。

（三）负责已移交会计档案的安全防范和保密工作。

（四）负责已移交会计档案的调阅工作。

（五）会同财务处等部门做好会计档案的鉴定、销毁等工作。

第六条 财务处主要职责：

（一）宣传、贯彻执行国家档案工作的有关法律、法规，将会计档案工作纳入部门管理制度，纳入工作计划、规划，纳入部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收会计工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收会计档案工作。

（二）负责收集、积累本部门接收或形成的会计核算材料。

（三）对本部门形成的文件材料进行预立卷、整理、归档，并按规定向图书信息中心(档案馆)移交。

（四）负责未移交会计档案的安全防范、保密工作和调阅工作。

第三章 归档范围

第七条 下列会计资料应当进行归档

(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

(四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第八条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第七条规定条件，学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第四章 归档要求

第十条 财务处按照归档范围和保管期限表（见附件1）和会计档案整理立卷要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷。

（一）做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

（二）遵循会计核算材料的形成规律和特点，按照保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将应归档的档案材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

（三）会计档案在财务部门保存三年后，归档移交至图书信息中心。

第十一条各类会计档案整理立卷要求：

（一）纸质文件

1、会计凭证：会计凭证要按时做好整理和归档责任到人，做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度装订成本，每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日；自第xx号至第xx号，会计主管人员、装订人员要盖章，封面上加盖骑缝章，交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求，将装订好的凭证入盒。

2、会计账簿：年度终了，电脑打印各种账册后，将活页帐按顺序排好，加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全，要写账户全称，不能只写科目的代号，签字盖章齐全。

3、财务报告：财务报告在年度终了，由主管报告人员按时间顺序整理、装订、立卷，经会计主管人员审核、盖章后，由兼职档案员负责装盒归档。

4、其他会计资料：其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本，立卷归档。

5.归档的文件一般应为原件。

6.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。

7.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

8.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（二）电子文件

1.归档的电子文件应真实、完整、有效；

2.电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。

3.电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。

第十二条 归档文件归档流程

（一）纸质文件

1.组件

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2.组卷

会计档案按照类型或问题组卷，反映相同类型或问题的文件放在一个案卷盒内。卷内文件按时间顺序排列。

3.修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下折叠成A4纸大小。

4.装订

归档文件以件为单位装订(可采用不锈钢钉装订和铆管两种方式进行装订)。装订需牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

5.档案系统录入条目

在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。

6.移交准备

装盒：立卷部门向图书信息中心（档案馆）领取对应容量的档案装具装盒。

打印：档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。

（二）电子文件

有效完整的电子版的文件，与纸质文件著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。

归档的电子文件由文件的归档单位对文件的真实性、完整性、有效性进行检查。

电子文件计算机存贮名可用题名或者档号。

会计档案电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。

以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

第五章 利用与销毁

第十三条 会计档案利用可通过档案管理系统进行借阅，财务处在职人员可直接利用本部门归档会计，其他部门利用会计档案需经本部门领导及归档部门领导同意。

外单位由于工作原因需利用会计档案的，需归档部门陪同，经归档部门领导同意后方可利用。

第十四条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限；对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。会计档案鉴定工作由档案馆牵头,会同会计档案归档部门相关人员共同进行，报主管校领导审批后，由销毁人、监销人共同销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册应作为档案永久保存。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由图书信息中心（档案馆）、归档部门和学校信息系统管理机构共同派员监销。

第十五条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案移交清册中列明。

第十六条 学校对会计档案工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰、奖励。对不按规定归档、拒绝归档或将档案据为己有，玩忽职守造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案，涂改、伪造档案或擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料，擅自提供、抄录、复制档案或擅自公布未开放档案等档案管理违法违纪行为，视其情节轻重，学校对有关责任人员给予严肃处理。应当给予党纪处分的，由学校纪检监察部门处理；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附则

第十七条 本办法由财务处、图书信息中心（档案馆）负责解释和修订。

第十八条 本办法自发布之日起施行。

                                      二〇一九年十月

附件1：

上海科技大学会计档案归档范围及保管期限表