上海科技大学档案利用实施条例

为充分发挥档案作用，规范档案利用管理，确保档案安全完整，根据《上海科技大学档案工作管理办法》，制定学校档案利用规定如下：

第一条 凡需利用学校馆藏档案的，按学校档案使用权限和审批规则，在学校档案管理系统中填写档案利用申请，经审批后按照批准的使用方式使用。

第二条 在未指明使用方式时，默认为仅供阅读；需要复印或借阅的，需要在申请时专门说明并得到专门批准；复印档案应使用档案馆专用复印机；借阅档案期限应按照实际使用需求确定，一般不超过三天，最长不超过七天。

第三条 本校教职工因工作需要利用本部门档案的，应经本部门负责人审批；需要查阅其他部门档案的，应同时经本部门负责人和归档部门负责人审批，并经分管校领导审批。

第四条 本校学生或毕业生查阅本人档案、成绩单、论文等的，需提供本人有效身份证件，经审查后由图书信息中心（档案馆）人员协助在指定阅览室查阅档案，并根据需要进行复制或开具相关证明。

第五条 科研项目、基建项目类档案主要用于归档部门查阅，其他部门或单位需要查阅的，需经归档部门同意并由归档部门陪同在指定阅览室查阅。

第六条 财务管理类档案主要用于财务人员利用，其他部门或单位需要查阅的，需经财务处同意并报分管校领导批准，并由财务处陪同在指定阅览室查阅。

第七条 校级会议纪要、纪检监察记录不开放；需要利用该类档案时应经归档部门同意并报分管校领导同意，并由归档部门陪同在指定阅览室查阅。

第八条 密级档案或内部非公开文件不开放利用；如因工作需要利用的，按照有关规定报学校主管领导批准后在指定阅览室查阅、不得复制，利用者需自觉遵守有关保密制度。

第九条 所有在线利用档案均为阅览方式，且作为流媒体控制。

第十条 需要提供档案证明的，由图书信息中心（档案馆）提供档案数字版本并加盖学校档案证明章，法律效应等同于原件。

第十一条 外单位或个人来我校利用档案，均需凭单位开具有效介绍信、查阅人有效身份证件，经相关业务部门负责人批准后，方可查阅。

第十二条 档案利用一般不提供原件，如确因工作需要，必须外借有关档案原件的，需严格办理登记手续，归还时需要借阅人与图书信息中心（档案馆）人员共同签字确认档案的完整归还。

第十三条 利用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得泄露、污损、涂改、剪贴、拆卷、转借和丢失档案材料；未经归档部门专门同意，不得公开发布档案。违者将根据有关档案法规予以严肃处理，直至追究法律责任。

此规定由学校综合办和图书信息中心（档案馆）负责解释。