第一章总则

第一条 为规范上海科技大学（以下简称上科大）出版物类档案工作质量和管理水平，依据2008年教育部和国家档案局颁布《高等学校档案管理办法》（第27号令）、《高等学校实体分类法》（DA/T10-1994）等法律法规，结合上科大出版物类档案工作的实际情况，制定本办法。

第二条 出版物类档案是指学校自行或合作编辑出版的各类内容形式和媒体形式的原件、审稿编辑记录、宣传或出版发行记录等。

第三条 出版物类档案工作是学校教学、科研、管理工作的重要组成部分，是评价教学、科研、管理工作和档案工作的依据。

第四条 学校出版物类档案实行集中统一管理的原则，学校各单位编辑部具体负责各单位出版物类档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保出版物档案完整、准确、系统和有效。图书信息中心（档案馆）负责对出版编辑单位进行归档业务指导，审核、接收学校各出版单位编辑部移交的出版物档案并提供利用。

第五条 出版物类档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是学校档案的重要组成部分。出版物类档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入责任编辑、出版印刷人员的职责范围。做到在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版物类档案工作。

第二章归档范围

第六条 出版物类文件归档的主要内容包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。详见附件1。

第七条 不归档的文件材料

（一）上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不办的文件；

（二）未生效的合同、协议书；

（三）不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

（四）重份文件及校内单位发来的文件；

(五)无查考价值的事务性、临时性函件；

（六）校外单位交换来的材料。

第三章归档要求

第八条 出版物类文件的形成积累，必须贯彻集中统一管理的原则。出版物出版前，各单位编辑部应注意归档材料的积累和保管，出版物出版后，各单位编辑部必须将归档材料加以整理，按材料彼此间的自然联系进行系统排列并组卷归档，并要做到以下几点：

（一）归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的出版物类文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统和有效。

（三）归档的出版物类文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

第九条 出版物类文件归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料应归纸质材料。凡不涉及到签字盖章或已经有合法电子签章的电子文件可实行电子文件归档。电子文件与纸质文件具有相同的法律效力。

第十条 归档文件质量要求

（一）纸质文件

1.归档的文件一般应为原件；

2.文件的内容必须真实、准确，与实际相符合；

3.文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；

4.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（二）电子文件

1.归档的电子文件应真实、完整、可用、安全；

2.电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。

3.电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。

第十一条 归档文件归档流程

（一）纸质文件

1.整理组卷

出版物类档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。跨年的出版物档案，放在出版物的出版年度立卷。

2.修整

归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。归档文件已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予以复制。归档文件应按照保管要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用的前提下折叠成A4纸大小。

3.装订

归档文件以件为单位装订(可采用不锈钢钉装订和胶装两种方式进行装订)。较厚的文件用“三孔一线”装订，装订需牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

4.档案系统录入条目

在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。出版物类档案案卷标题以书籍（译）者、书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。

5.移交准备

装盒：立卷部门向图书信息中心（档案馆）领取对应容量的档案装具装盒。

打印：档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。

（二）电子文件

1.有效完整的电子版的文件，与纸质文件著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。

2.电子文件计算机存贮名可用档号或者题名。

3.出版物类电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。以录像为载体的出版物类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档。图像电子文件分辨率不低于300dpi，视频电子文件应采用200万以上像素拍摄。

4.以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

第四章检查验收和移交归档

第十二条 图书信息中心（档案馆）人员检查验收合格后，系统打印移交凭证一式两份签字，移交双方可留存一份以备查考。

第十三条 归档时间

出版物类档案归档时间以一个自然年为周期，及上一年办结完毕的出版物类档案于第二年6月之前归档移交。

第五章利用

第十四条 学校应积极开展出版物类档案利用工作，利用出版物档案应当按照学校档案利用实施条例履行查阅手续，利用类型包括纸质与电子借阅。

第六章其他

第十五条 本办法由图书信息中心制定实施并解释。

附件1：出版物类档案归档范围及保管期限表

                             二〇二二年十月二十日