上海科技大学信息化项目归档要求

一、总则

1、信息化项目档案是指学校在信息化建设过程中，在立项、实施、验收中形成的具有保存价值的文字、表格、声像、照片、电子文件等各种形式、各种载体的历史记录。其中实施阶段的采购招标文件由学校设备与资产处进行归档。

2、信息化档案工作实行统一领导、集中管理的体制。

3、信息化项目档案工作应纳入学校信息化项目建设要求，与项目建设同步进行，在项目建设过程中应注重积累各阶段归档文件。

二、责任与职责

1、上海科技大学图书信息中心（档案馆）是信息化项目档案工作归口管理部门，其职责 为：

1.1负责对信息化项目文件材料的收集、积累、整理、立卷工作进行业务指导、监督和检查。

1.2接收信息化项目建设单位移交的项目文件材料，并做好信息化项目档案的提供利用工作。

2、上海科技大学信息化建设单位是信息化项目档案的预立卷部门，其职责为：

2.1应明确一名领导负责本单位信息化项目档案工作，由项目负责人负责文件材料收集、积累、整理和立卷，按归档范围（见附件1）在规定的时间内移交归档，对归档文件的完整、准确、系统和有效性负责。

三、文件归档要求

信息化项目文件归档采用纸质档案与电子档案相结合的归档方式，凡有原始签字、盖章的材料应归纸质材料。凡不涉及到签字盖章或已经有合法电子签章的电子文件可实行电子文件归档。电子文件与纸质文件具有相同的法律效力。

1、纸质文件

1.1归档的文件应为原件。

1.2文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。

1.3文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

1.4文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2、电子文件

2.1归档的电子文件应真实、完整、有效。

2.2电子文件归档采用在线归档或者离线刻盘方式进行。

2.3电子文件离线存储采用一次性写入光盘或蓝光光盘。光盘要求外观完好、整洁无损、无计算机病毒。

四、归档流程

1、纸质文件

1.1组卷

信息化项目档案按项目组卷，同一个项目文件放在一个案卷盒内。卷内项目文件先按阶段再按时间顺序排列。

1.2档案系统录入条目

在档案系统中按照要求逐条录入案卷和卷内信息，也可使用excel表格批量导入方式导入案卷和卷内条目信息。条目录入后需经图书信息中心（档案馆）审核后方可在线移交。

1.3移交实体

档案系统条目经审核后，归档责任者需在系统中打印卷内文件及备考表并按照系统上著录条目和内容将归档文件按顺序排列移交至图书信息中心（档案馆）。档案系统中打印卷内目录放置于文件之前，备考表放置于文件之后（备考表需签字）。

2、电子文件

2.1有效完整的电子版的文件，与纸质文件组卷著录方式相同，需在档案系统上著录条目再上传电子版本的文件，归档的电子文件必须是定稿，电子文件的归档范围与组卷排列方式与纸质文件一致。

2.2归档的电子文件由归档负责人对文件的真实性、完整性、有效性进行检查。

2.3电子文件计算机存贮名可用题名或者档号。

2.4信息化项目电子文件应以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档。

2.5以专有格式存贮的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

五、归档时间

1、信息化项目文件需在信息化项目竣工验收后次年6月底前向图书信息中心（档案馆）移交归档。 运维期项目每年6月底前归档上一年形成的运维文件。

六、档案利用

         1、利用本部门信息化归档文件需经部门领导审核，利用他部门归档文件由借阅部门领导、归档部门领导及分管校领导审核。

七、附则

         1、本要求由图书信息中心制定并负责解释。

         2、本要求于2022年11月10日第一次制定，自公布之日起实施。

附件1信息化项目归档范围及保管期限表: