第一章 总则
第一条 根据《上海科技大学文献信息资源保障规划》（简称《规划》），制定本办法，保证文献资源采购的效率、规范和可管理性。
第二条 本办法适用于使用图书信息中心文献资源预算购置的电子文献资源，包括国内外电子图书、电子期刊、文献管理软件、全文数据库、事实数值数据库、多媒体数据库、文摘索引数据库及其他各类数据库等。使用各院所和课题组经费采购的电子文献资源，原则上参照本办法执行。
第二章 采购范围
第三条 根据《规划》，使用达到预期、无重大价格变化的续订电子文献资源及宜纳入学校公共经费投入、且试用达到预期、完成必要审批程序的新增电子文献资源即进入采购程序。
第三章 采购方式
第四条 电子文献资源采购一般通过集团采购方式进行,包括中国科学院集团、高校图书馆数字资源采购联盟（DRAA）集团及上海市地区联盟集团。无集团方案的、集团采购时间难以适应学校需求的、单馆采购方案较集团方案更优惠的电子文献资源方可单馆采购。
第五条 通过集团采购，或参照集团采购方案订购资源一般不再单独组织价格谈判。单馆采购的电子文献资源采购谈判由《规划》中规定的图书信息中心文献资源建设执行组（简称执行组）按照《规划》规定的方式进行。
第六条 经图书信息中心主任批准后，执行组每年6月向学校上报下一年度电子资源采购计划。
第七条 电子文献资源新增和续订采购由执行组按照《规划》规定的方式和流程，对采购资源、价格、进口电子文献资源委托代理商、代付款手续费率、采购资源详细清单、开通时间、开通网络范围等组织论证：
（一）集团采购资源正常续订采购，由资源建设主管、学科馆员和图书信息中心财务主管集体论证。
（二）所有新增采购资源以及单馆采购资源续订，邀请对口学院或领域的指导委成员参加论证；经费额度超过人民币100万元资源，图书信息中心主任或其指定的其他负责人应参加，同时邀请第三方专家、学校财务处和设备与资产处专家参加。
（三）集团采购资源订购范围或经费发生重大调整，按新增资源处理。
第八条 论证通过后，资源建设主管提交采购申请，报图书信息中心主任、财务处和主管校领导审批后与资源供应商签署电子文献资源服务协议。
第四章 验收与结算
第九条 资源建设主管应在协议规定的开通时间后5个工作日内进行验收，验收中发现问题应及时要求资源供应商解决，若出现内容显著缺失等重大问题，应立即向图书信息中心主任和学校主管领导报告。资源开通后，除特殊情况外应在1个月内纳入集成发现系统。
第十条 验收合格后，资源建设主管通知资源供应商或进口电子文献资源委托代理商开具发票，办理入库登记并根据学校财务规定完成支付手续。
第十一条 进口电子文献资源委托代理商选择、外币汇率及委托订购手续费按以下流程处理：
（一）通过中国科学院集团采购的电子资源，代理商、外币汇率及委托订购手续费比率由中国科学院文献情报中心统一确定。
（二）通过DRAA集团或上海地区集团采购电子资源，如集团方案已指定代理商、手续费比率，按集团方案执行；其他按照下述（三）执行。
（三）对于非上述（一）和（二）集团采购的电子资源，代理商一般参照中国科学院选定，中国科学院未订购资源代理商从DRAA中标代理商中选定；外币汇率不超过协定当日1个月远期汇率；电子图书、电子期刊资源等代付款手续费率一般不超过0.5%。
（四）图书信息中心与代理商签署代理合同，合同需注明外币原价，汇率及代付款手续费。
第五章 附则
第十二条 法律、法规、规章对图书资料购置与管理等另有规定的，依照其规定。
第十三条 本办法自发布之日起执行，由图书信息中心负责解释。（本办法经2024年11月校文献资源建设指导委员会通过。）