第一条 根据《上海科技大学文献信息资源保障规划》及《上海科技大学图书信息中心电子文献资源采购办法》，制定本办法。
第二条 图书信息中心根据学校发展战略规划新增电子文献资源， 或由课题组组长及以上人员向图书信息中心提出新增电子文献资源需求。
第三条 图书信息中心文献资源建设执行组（简称执行组）针对需求进行调查，包括：
（一）资源的具体内容、技术参数、价格方案；
（二）是否被已订购资源、开放获取资源覆盖或部分覆盖；
（三）是否有类似或可替换资源；
（四）是否可由第三方共享服务系统提供保障服务；
（五）是否包括在中国科学院、DRAA等集团采购中；
（六）国内外类似院校的订购情况；
（七）对于国内尚无其他单位引进的境外资源，应请进出口公司进行内容审读。
第四条 执行组应向提出者、提出者所在院所或资源所涉及院所进一步了解该资源的可能使用场景、使用范围和使用频度等。在涉及人民币10万元及以上资源时执行组应调研已采购该资源同类别院校使用情况，并征询该资源所属学科专家的意见。
第五条 执行组在调查基础上，确定该资源的学科性质、使用性质、使用程度、保障效率要求等，提出需求评估意见，以及相应的需求初步保障建议。对不应由学校全额投入、但确实属于有关院所具体课程或课题所需的资源，图书信息中心可与院所协商采购分担机制。对可由第三方共享服务系统提供保障服务的资源需求，由图书信息中心与第三方共享服务系统建立可靠的服务机制，并向提出需求者及其所在院所进行说明。
第六条 对需求达到采购要求、价格可包含在订购当年预算规模内的资源，执行组提出试用申请报告，报图书信息中心主任批准后，组织在学校范围（或提出需求的院所范围）试用。确为重大急迫需求但采购估价显超当年订购预算，须向财务处征求意见、并与提出订购的院所或课题组协商提出经费来源渠道后，再行组织试用。
第七条 试用期一般为3个月。执行组应充分收集试用期间的数据，形成试用总结报告，对特异情况进行调查分析，必要时征求所涉及院所意见，形成试用评价，提出采购建议：学校全额投入图书信息中心采购、院校分担采购、课题组自行采购或者暂不采购。
第八条 对于可由学校全额投入图书信息中心采购、院校分担采购的资源，执行组根据集团方案提出采购方案；非集团采购资源由执行组与供应商就资源内容、开通范围、授权条件、年度经费、服务要求等进行初步谈判，提出初步采购方案。
第九条 对达到采购要求、已有初步采购方案的资源，由执行组提出增订建议，根据《上海科技大学图书信息中心电子文献资源采购办法》组织方案论证。论证组同意采购的情况下，进行采购程序；论证组不同意采购时，执行组应重新进行调研，同时通过其他手段满足用户需求；论证组要求调整采购方案时，执行组应根据论证组意见进行调整。
第十条 执行组及时将保障建议、试用开通、试用评价及采购情况反馈给提出需求者及所在院所文献资源建设负责人。
第十一条 本办法自发布之日起执行，由图书信息中心负责解释。（本办法经2024年11月校文献资源建设指导委员会通过。）