上海科技大学重大活动和突发事件档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为了加强上海科技大学（以下简称学校）重大活动和突发事件档案科学管理，确保档案完整、安全与有效利用，更好地服务学校教学、科研及各项管理工作，根据《中华人民共和国档案法》《重大活动和突发事件档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动和突发事件档案，是指学校及各单位举办重大活动和应对突发事件过程中形成的具有重要保存价值的各种文字、图表、照片、录音、录像、电子文件、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 重大活动和突发事件档案工作应当遵循统一领导、分级管理、集中保管、统筹协作的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展和突发事件应对活动提供文献参考和决策支持。
第二章 重大活动和突发事件的范围
第四条 本办法所称重大活动是指由学校及各单位主办、承办或参与的具有重大意义、重要影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动。应当包括但不限于以下内容：
（一）党和国家领导人、省部级重要领导来校检查、视察、调研、指导工作等公务活动；
（二）外国政要、国际组织及其负责人、外国友好团体和著名外国友人来校参观、访问、考察、演讲、讲学等重要外事活动；
（三）国内知名人士在校开展的重要活动；
（四）学校主要领导出席的重要国际、国内活动；
（五）学校及各单位主办、承办或参与的重要国际性、全国性的会议、赛事；
（六）学校召开的党代会、教（工）代会、团代会、学代会，重点学科评估、重大科研课题开（结）题等重要校内会议；
（七）学校举办的基建项目开工奠基、竣工典礼等活动；
（八）学校及各单位举办的以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；
（九）对学校具有重大意义或重要影响的其他活动。
第五条 本办法所称突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，严重影响学校声誉、师生安全和正常的生活学习，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等。
第三章 工作职责
第六条 重大活动和突发事件的办理或应对部门，或者专门设立的临时机构（以下统称责任部门）负责相应档案的收集、整理和保管，并按规定向图书信息中心移交归档。
（一）责任部门为一个单位的，归档工作由该单位负责；
（二）责任部门分为主办单位、协办单位的，归档工作由主办单位负责；
（三）责任部门为多个单位联合开展工作的，归档工作由各单位分别负责；
（四）责任部门为临时机构的，归档工作由临时机构负责。
第七条 图书信息中心作为学校档案工作的职能部门，对各责任部门重大活动和突发事件文件材料的归档工作进行业务指导，负责接收各责任部门移交的重大活动和突发事件文件材料，并做好集中保管提供利用工作。
第八条 责任部门应与图书信息中心建立统筹协调、各部门分工负责的工作机制，协同推进重大活动和突发事件档案工作。
第九条 单位或个人不得将重大活动和突发事件档案据为己有或不按规定向图书信息中心移交档案。
第四章 管理要求
第十条 责任部门应当加强对重大活动和突发事件档案工作的组织领导，并与重大活动和突发事件应对工作同步管理。责任部门应当明确重大活动和突发事件档案工作要求，落实负责档案工作人员，按照要求形成归档文件材料。采用业务系统办理业务的，业务系统应当支持形成符合要求的归档文件材料。
第十一条 责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束后，及时将归档文件材料交由本部门兼职档案员或专人进行整理、保管，确保文件材料的齐全、完整和安全。
第十二条 责任部门应当将重大活动和突发事件中形成的下列文件材料纳入收集范围，做到应收尽收、应归尽归：
（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，协议、合同、备忘录，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；
（二）照片、录音、录像等音像材料及相应文字说明；
（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；
（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物及其相应文字说明；
（五）其他具有保存利用价值的相关材料。
第十三条 责任部门应当将重大活动和突发事件文件材料纳入本单位文件材料归档范围和档案保管期限表统一管理。责任部门为临时机构的，应当制定文件材料归档范围和档案保管期限表，并经图书信息中心同意后施行。
第十四条 责任部门应当按照相应门类档案整理规则对重大活动和突发事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编目等整理工作，并按要求及时归档。
第十五条 重大活动和突发事件档案类型涉及行政类、声像类、实物类，各责任部门兼职档案员或专人按照学校《上海科技大学行政档案管理办法（试行）》、《上海科技大学声像档案管理办法（试行）》、《上海科技大学实物档案管理办法（试行）》要求进行归档，在档案管理系统中录入、上传档案信息，经图书信息中心审核后随档案实体一并移交归档。
第十六条 责任部门应当在重大活动和突发事件应对工作结束3个月内将重大活动和突发事件档案移交至图书信息中心进行保管，责任部门为临时机构的，应当在临时机构停止工作前向图书信息中心移交档案。
第十七条 图书信息中心应当按照国家和学校有关规定接收重大活动和突发事件档案，通过征集、接受捐赠等方式补充收集档案，充实重大活动和突发事件档案资源。
第十八条 图书信息中心应当积极采用先进技术，不断提升重大活动和突发事件档案工作的信息化管理水平。
第五章 档案利用与开发
第十九条 图书信息中心应当积极推进利用工作，按照学校规定提供档案利用服务。
第二十条 图书信息中心应当加大对重大活动和突发事件档案资源开发力度，充分发挥档案价值，并为重大活动和突发事件应对活动提供决策参考。
第六章 附 则
第二十一条 本办法由图书信息中心制定并负责解释。
第二十二条 本办法于2023年9月14日第一次制定，自公布之日起施行。